Créer une fiche de renseignement en ligne

Nous demandons souvent à nos élèves de remplir une fiche de renseignement en début d’année.

Formulaire en ligne avec Google Docs

Cette année, j’ai fait une fiche à remplir en ligne, qui ressemble à celle-ci (cliquez sur le lien).

Je me sers de Google Docs. Il faut, au préalable, avoir un compte google pour pouvoir commencer à l’utiliser. Si vous n’avez pas de compte google, il faut soit se créer une adresse mail sur Gmail, soit créer un compte avec votre adresse mail actuelle (lien).
Notez que les élèves, eux, n’auront pas besoin d’avoir de compte pour remplir et envoyer la fiche de renseignement.

Créer le formulaire

Pour faire la fiche, il faut en premier lieu créer un nouveau document de type « Formulaire ». Dans google docs, cliquez sur le menu « Fichier », puis, dans le sous-menu « Nouveau », cliquez sur « Formulaire ».

Choisissez un titre, et un petit texte explicatif, et commencez à écrire vos questions. Il y a plusieurs types de questions que l’on peut utiliser, selon la réponse que l’on attend : texte court ou long, sélection d’une réponse (choix multiple ou choix unique), attribution d’une note.
Pour la fiche de renseignement, je n’utilise que trois types de question : « Sélectionner dans une liste » pour la classe, … ; « texte » pour le nom, le prénom, … ; « texte de paragraphe » pour le projet postbac, les activités extrascolaires, ….

Pensez à rendre obligatoire les questions qui sont vraiment importantes pour vous.

Une fois votre formulaire terminé, vous pouvez changer l’apparence générale. Cliquez sur le bouton « Thème » (en haut à droite) et choisissez le thème qui vous plaît.

(Option avancée) Faire un formulaire avec des questions différentes selon les classes

Si vous voulez différencier les questions que vous posez selon la classe de l’élève par exemple, il vous suffit de choisir une question à choix multiple et de sélectionner l’option (Aller à la page en fonction de la réponse), créez ensuite les pages vers lesquelles vous redirigerez les élèves selon leur classe, et créer enfin une dernière page commune à toutes les classes (pour pouvoir clore le formulaire).

Cela peut-être utile si vous êtes professeur principal de l’une des classes et que vous souhaitez poser des questions particulières sur l’orientation par exemple (c’est le cas dans l’exemple de formulaire que je propose).

Faire remplir le formulaire par ses élèves

Vous avez deux moyens pour communiquer votre formulaire à vos élèves.

Si vous avez déjà les emails de vos élèves, vous pouvez leur envoyer un mail qui contiendra le formulaire. Il suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer ce formulaire par e-mail » (en haut à gauche).

Vous pouvez sinon créer une page internet qui contiendra le formulaire, et communiquer ensuite à vos élèves l’adresse de cette page. Cliquez sur « Consulter les réponses », puis sur « Feuille de calcul ».

Cliquez ensuite sur le menu « Formulaire », puis sur « Accéder au formulaire en ligne ». Voici la page internet qui contient le formulaire.
L’adresse internet de cette page est toutefois très longue, il faut maintenant la raccourcir pour pouvoir la communiquer plus facilement aux élèves.

Pour cela : allez dans la barre d’adresse, et copiez l’adresse internet. Allez ensuite sur bit.ly. Copiez l’adresse internet de votre formulaire et cliquez sur « Shorten ».
Vous avez alors une nouvelle adresse, beaucoup plus courte, pour votre formulaire. Vous pouvez même si vous le souhaitez, personnaliser cette adresse (utiliser « custom name »).
Il ne reste plus qu’à demander aux élèves de remplir le formulaire.

Consulter les résultats de votre formulaire

Dès qu’un élève a rempli le formulaire, le résultat est enregistré dans la feuille de calcul que vous avez vu tout à l’heure.
Vous pouvez également avoir une vue synthétique des réponses des élèves. Cliquez sur le menu « Formulaire », puis sur « Afficher le résumé des réponses ». Vous aurez alors des graphiques qui récapitulent les réponses.

Lorsque tous vos élèves ont répondu au formulaire, vous pouvez fermer le formulaire (cliquez sur le menu « Formulaire », puis sur « Acceptation des réponses »).

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Respecter les dispositions de la CNIL à propos des données personnelles

Cela fait un moment que je dois ajouter à ce billet des informations supplémentaires sur la question légale du recueil de données. Pour être conforme à la CNIL, votre formulaire doit respecter les dispositions suivantes :

  • Il faut obtenir le consentement des parents si on s’adresse à des mineurs et il faut préciser comment ils peuvent s’opposer à ce formulaire.
  • Il ne doit demander aucune information sensible et la CNIL précise que « la collecte d’informations sur l’entourage familial, le mode de vie des parents, leur statut professionnel est considérée comme excessive et déloyale. » (source). Du coup, si les élèves ont une situation particulière qu’ils souhaitent mentionner, il ne faut pas qu’ils la communiquent par l’intermédiaire d’un formulaire de ce type.
  • L’accès au fichier doit être sécurisée (on ne doit pas publier le fichier, et il faut soit-même faire attention à ne pas laisser l’accès à son compte Google lors de connexions sur des ordinateurs publics, c’est pour cela que je recommande de sauvegarder le fichier sur son ordinateur privé une fois que tous les élèves ont rempli le formulaire, et de détruire ensuite le formulaire en ligne)
  • Le formulaire « doit comporter une information sur l’identité du responsable, l’objectif poursuivi, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les destinataires des informations recueillies, l’existence du droit d’accès et de rectification aux informations vous concernant » (source)

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4 Commentaires »

 
  • John ROUX dit :

    Un pas-à-pas fort utile, merci ! Et un exercice sympathique en anglais pour un début d’année…

  • Plusieurs collègues m’ont très justement fait remarquer qu’il manquait dans ce billet des précisions importantes sur la sécurité et la confidentialité des informations récoltées, notamment par rapport aux exigences de la Cnil.

    Je vais donc très rapidement faire une mise à jour de ce billet.

    • J’ai fait la mise à jour annoncée de ce billet à propos des dispositions de la CNIL qu’il faut respecter en matière de collecte des données.
      J’en ai profité pour préciser un peu comment faire un formulaire avec des questions différentes selon la classe de l’élève.

  • C. Brière dit :

    Merci pour cette astuce ! Je n’imaginais pas que c’était si simple…Testé et approuvé !